Tema 44. Correo electrónico Outlook 365
Epígrafe oficial: Correo electrónico: Outlook 365. Conceptos elementales y funcionamiento. El entorno de trabajo. Enviar, recibir, responder y reenviar mensajes. Creación de mensajes. Reglas de mensaje. Libreta de direcciones.
Dentro del temario del Administrativo del Estado, Outlook 365 se aborda como cliente que combina correo, calendario, contactos, tareas y notas. En el entorno de trabajo, el Panel de exploración presenta las carpetas del buzón (Bandeja de entrada, Elementos enviados, Borradores, Elementos eliminados y las personalizadas), el panel de lectura abre el mensaje seleccionado sin ventana aparte y las carpetas de búsqueda reúnen virtualmente los correos que cumplen ciertos criterios sin moverlos. Para el envío se usa habitualmente SMTP, tanto si la recepción está configurada con POP3 como con IMAP. Responder contesta solo al remitente; Responder a todos alcanza también a quienes figuraban en Para y CC, y Reenviar remite el mensaje recibido a terceros. Al crear un mensaje pueden elegirse los formatos HTML, texto enriquecido o texto sin formato, este último visible correctamente en casi cualquier programa; «Enviar más tarde» programa la entrega, la prioridad alta solo añade un indicador visual, las plantillas .oft reutilizan mensajes recurrentes y los Elementos rápidos guardan fragmentos de texto, a diferencia de los Pasos rápidos, que encadenan acciones. Los servidores suelen limitar el tamaño de los adjuntos, normalmente entre 10 y 25 megabytes, por lo que adjuntar un archivo como enlace de OneDrive es una alternativa. Las reglas automatizan acciones como mover a una carpeta los mensajes de un remitente, y los remitentes bloqueados van a Correo no deseado. En cuanto a la libreta de direcciones, la Libreta de direcciones global de Exchange recoge a usuarios y recursos de la organización, Autocompletar sugiere direcciones al escribir en Para, CC o CCO, las vCard (.vcf) intercambian fichas de contacto y la importación o exportación se apoya en archivos CSV o .pst.
Conceptos importantes
- SMTP es el protocolo con el que habitualmente se envía el correo saliente, con independencia de que la cuenta reciba los mensajes por POP3 o por IMAP.
- «Responder» dirige la contestación solo al remitente original, «Responder a todos» la extiende a los destinatarios de Para y CC, y «Reenviar» envía el mensaje recibido a personas distintas del remitente.
- Una carpeta de búsqueda es una carpeta virtual que muestra dinámicamente todos los mensajes que cumplen unos criterios, estén en la carpeta física que estén, sin desplazarlos.
- El formato «Texto sin formato» prescinde de negritas, colores o imágenes y garantiza la lectura en prácticamente cualquier cliente, a diferencia de HTML o texto enriquecido (RTF).
- La opción «Enviar más tarde» (o «Retrasar entrega») programa el envío de un mensaje ya redactado para una fecha y hora concretas.
- La Libreta de direcciones global (GAL), gestionada por el administrador del correo corporativo como Exchange, reúne los datos de todos los usuarios y recursos de la organización, como salas de reuniones o impresoras compartidas.
- Un archivo .pst guarda localmente una copia de mensajes, contactos y calendario y sirve como copia de seguridad, mientras que un .ost es la copia sincronizada sin conexión de un buzón alojado en Exchange o IMAP.
- Los permisos de delegado autorizan a otra persona a gestionar el correo, el calendario o las tareas con niveles como revisor (solo lectura), autor (crea elementos) o editor (crea y modifica).
Preguntas de ejemplo
Ejemplos reales del banco de preguntas de este tema, con su explicación. No es el test completo.
En Outlook, ¿qué diferencia existe entre "Responder" y "Responder a todos" al contestar un mensaje?
Respuesta: En Outlook, "Responder" envía la respuesta únicamente al remitente original del mensaje, mientras que "Responder a todos" la envía también al resto de destinatarios que figuraban en los campos "Para" y "CC" del mensaje original, debiendo utilizarse con precaución para no compartir información innecesariamente con destinatarios ajenos a la conversación relevante.
En un entorno corporativo con Microsoft Outlook, ¿qué es la "Libreta de direcciones global" (Global Address List)?
Respuesta: La Libreta de direcciones global (Global Address List, GAL) es un directorio centralizado, gestionado habitualmente por el administrador del sistema de correo corporativo (como Microsoft Exchange), que contiene la información de contacto de todos los usuarios y recursos de la organización (salas de reuniones, impresoras compartidas), siendo accesible de forma automática por todos los empleados sin necesidad de crearla manualmente.
En Microsoft Outlook, ¿qué es una "carpeta de búsqueda" (Search Folder)?
Respuesta: Una carpeta de búsqueda (Search Folder) en Microsoft Outlook es una carpeta virtual que muestra de forma dinámica todos los mensajes de correo, con independencia de la carpeta física en la que se encuentren, que cumplen determinados criterios de búsqueda previamente definidos, sin que ello implique desplazar físicamente los mensajes de su ubicación original.
En Microsoft Outlook, ¿qué finalidad tiene la opción "Enviar más tarde" al redactar un mensaje?
Respuesta: La opción "Enviar más tarde" (o "Retrasar entrega") de Microsoft Outlook permite programar el envío de un mensaje ya redactado para una fecha y hora concretas, en lugar de enviarlo de forma inmediata; el mensaje se enviará automáticamente en el momento programado.
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