Tema 43. Bases de datos Access 365
Epígrafe oficial: Bases de datos: Access 365. Principales funciones y utilidades. Tablas. Consultas. Formularios. Informes. Relaciones. Importación, vinculación y exportación de datos.
En la versión del tema para el Administrativo del Estado, Access 365 se estudia como sistema gestor de bases de datos relacionales cuyos archivos actuales usan la extensión .accdb (.mdb en versiones anteriores a 2007) y cuyos objetos (tablas, consultas, formularios, informes, macros y módulos) se listan en el Panel de exploración. En las tablas, propiedades como «Requerido», «Valor predeterminado», «Regla de validación» con su «Texto de validación» y «Tamaño del campo» controlan la calidad de los datos, y una clave principal compuesta garantiza la unicidad mediante la combinación de varios campos. La ventana Relaciones muestra los vínculos entre tablas: la relación de uno a muchos es la más habitual, y la de muchos a muchos se descompone mediante una tabla de unión; al exigir integridad referencial pueden activarse la actualización y la eliminación en cascada para evitar registros huérfanos. Entre las consultas destacan las de parámetros, que piden un valor al ejecutarse, las de referencias cruzadas, que resumen datos en filas y columnas, y los campos calculados; en la cuadrícula de diseño, dos criterios en la misma fila equivalen a «Y» y en filas distintas a «O», y el comodín «*» sustituye cualquier secuencia de caracteres. Los formularios se vinculan a sus datos mediante la propiedad «Origen del registro», pueden incluir subformularios para mostrar relaciones de uno a muchos, cuadros combinados, grupos de opciones y botones de comando, y organizan su diseño en encabezado, detalle y pie. Los informes admiten agrupación con «Ordenar y agrupar», controles calculados en el pie de grupo y el Asistente para etiquetas. Por último, importar copia los datos externos en una tabla propia, mientras que vincular mantiene una conexión activa con el origen; exportar lleva los datos a Excel, PDF, texto o XML, y «Compactar y reparar» reduce el tamaño del archivo.
Conceptos importantes
- Desde Access 2007 las bases de datos se guardan con extensión .accdb, mientras que .mdb era el formato de las versiones anteriores.
- Una relación muchos a muchos (por ejemplo, alumnos y asignaturas) no puede representarse directamente y se resuelve con una tabla intermedia que la convierte en dos relaciones de uno a muchos.
- Con integridad referencial exigida, «Actualizar en cascada los campos relacionados» propaga a la clave externa los cambios de la clave principal, y «Eliminar en cascada los registros relacionados» borra los registros dependientes al suprimir el principal.
- Una consulta de parámetros abre un cuadro de diálogo que solicita un valor y lo usa como criterio, de modo que el mismo diseño sirve para búsquedas distintas.
- En la cuadrícula de diseño de una consulta, escribir dos criterios en la misma fila equivale al operador Y, y hacerlo en filas diferentes equivale al operador O.
- La propiedad «Origen del registro» indica la tabla o consulta de la que un formulario o informe toma sus datos; un formulario sin origen asignado es «no enlazado» y se usa para menús o cuadros de diálogo.
- Al importar desde Excel los datos pasan a ser una tabla propia de Access, independiente del archivo original; al vincular, Access conserva la conexión y muestra siempre los datos actualizados del origen.
- «Compactar y reparar base de datos» elimina el espacio no utilizado que dejan las ediciones y borrados y corrige errores de estructura interna; dividir la base en front-end y back-end facilita el trabajo simultáneo de varios usuarios.
Preguntas de ejemplo
Ejemplos reales del banco de preguntas de este tema, con su explicación. No es el test completo.
En Microsoft Access, ¿qué diferencia existe entre "importar" datos desde Excel y "vincular" una tabla externa de Excel?
Respuesta: Al "importar" datos desde Excel en Microsoft Access, los datos se copian y se convierten en una tabla propia de Access, independiente del archivo de Excel original, de manera que los cambios posteriores en el archivo de Excel no se reflejan en la tabla de Access, mientras que al "vincular" una tabla externa, Access mantiene una conexión activa con el archivo de Excel, mostrando siempre los datos actualizados de dicho archivo externo.
En Access, ¿qué función cumple una "tabla de unión" (o tabla intermedia) en una relación de tipo "muchos a muchos"?
Respuesta: Una tabla de unión (o tabla intermedia) se utiliza en el modelo relacional para descomponer una relación "muchos a muchos" entre dos tablas (por ejemplo, alumnos y asignaturas, donde un alumno cursa varias asignaturas y una asignatura tiene varios alumnos) en dos relaciones "uno a muchos", ya que Access, como base de datos relacional, no puede representar directamente relaciones muchos a muchos.
En Access, ¿qué es una "consulta de parámetros"?
Respuesta: Una consulta de parámetros en Access es aquella que, al ejecutarse, muestra un cuadro de diálogo solicitando al usuario que introduzca un valor concreto (por ejemplo, un nombre, una fecha o un rango de valores), utilizando dicho valor como criterio de filtrado de los resultados, lo que permite reutilizar la misma consulta para distintas búsquedas sin modificar su diseño.
En Microsoft Access, ¿qué finalidad tiene una "consulta de referencias cruzadas" (Crosstab Query)?
Respuesta: La "consulta de referencias cruzadas" de Microsoft Access permite presentar datos resumidos y agrupados en un formato compacto similar a una hoja de cálculo, mostrando valores calculados, como sumas, promedios o recuentos, organizados simultáneamente por dos categorías distintas, una de ellas mostrada en filas y la otra en columnas, resultando especialmente útil para el análisis comparativo de grandes volúmenes de datos.
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