Tema 17. Archivo administrativo
Epígrafe oficial: El archivo. Concepto. Tipos de archivos. Organización del archivo. Centralización o descentralización del archivo. Normas de seguridad y acceso a los archivos. El proceso de archivo. El archivo de los documentos administrativos.
Todo lo relativo al archivo de documentos se agrupa en este tema: su concepto, los tipos de archivos según la fase del ciclo vital de los documentos (de oficina, central, intermedio e histórico) y la organización archivística mediante la clasificación, la ordenación y la descripción. Se plantea la disyuntiva entre centralizar o descentralizar el archivo, las normas de seguridad y de acceso a los fondos y el proceso de archivo, con especial referencia a los documentos administrativos. En Andalucía la materia se regula por la Ley 7/2011, de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental de Andalucía, y por el Decreto 97/2000, que aprueba el Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos.
Conceptos importantes
- El archivo es el conjunto orgánico de documentos producidos o recibidos por una entidad en el ejercicio de sus funciones, organizados para su conservación y consulta.
- La valoración documental corresponde habitualmente a comisiones técnicas especializadas, integradas por personal archivero y representantes de las unidades productoras.
- Según la doctrina archivística, la clasificación orgánica sigue la estructura administrativa del productor, que cambia con frecuencia, mientras que la funcional se basa en las funciones y actividades, que son más estables; por ello se suele preferir esta última o la orgánico-funcional.
- Art. 9.2.m) Ley 7/2011: son de titularidad pública los documentos de las personas privadas gestoras de servicios públicos «en cuanto a los documentos generados en la prestación de dichos servicios».
- Art. 63.2 Ley 7/2011: «Las personas responsables de los archivos podrán autenticar copias y emitir certificaciones de documentos bajo su custodia».
- Según la ISAD(G) (2.ª ed., Consejo Internacional de Archivos, 2000), los elementos esenciales son: código de referencia, título, productor, fecha(s), extensión de la unidad de descripción y nivel de descripción.
Preguntas de ejemplo
Ejemplos reales del banco de preguntas de este tema, con su explicación. No es el test completo.
En archivística, ¿qué se entiende por "expurgo" (o eliminación) de documentos?
Respuesta: La destrucción física, previa autorización y de acuerdo con un procedimiento reglado, de aquellos documentos que, tras el proceso de valoración, han perdido todo valor administrativo, legal e histórico.
Según el artículo 38.2 de la Ley 7/2011, a falta de plazos fijados por la Comisión Andaluza de Valoración, los archivos de oficina conservarán los documentos hasta su transferencia al archivo correspondiente:
Respuesta: Al año de finalizado el procedimiento
Según el artículo 62.3 de la Ley 7/2011, ¿a quién se denegará la consulta directa de los documentos originales?
Respuesta: A quien tenga condena firme por delitos contra el Patrimonio Documental
Según las definiciones del artículo 2 de la Ley 7/2011, ¿qué archivo gestiona los documentos transferidos desde los archivos centrales hasta su eliminación o su transferencia a un archivo histórico?
Respuesta: El archivo intermedio
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