Tema 13. Documento, registro y archivo

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Epígrafe oficial: Concepto de documento, registro y archivo. Funciones del registro y del archivo. Clases de archivo y criterios de ordenación.

A diferencia del temario de Auxiliar, el epígrafe del Cuerpo General Administrativo incluye expresamente las clases de archivo y los criterios de ordenación, de modo que, junto a la Ley 39/2015, hay que manejar el Real Decreto 1708/2011, que regula el Sistema de Archivos de la AGE, y la Ley 16/1985, del Patrimonio Histórico Español. Para esta última es documento toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen recogida en cualquier soporte, incluso informático, salvo los ejemplares no originales de ediciones (art. 49.1), y los documentos públicos no pueden destruirse mientras subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones (art. 55.2). En el registro, los asientos se anotan respetando el orden temporal de recepción o salida (art. 16.2 Ley 39/2015) y cada presentación genera un recibo con copia autenticada, fecha, hora y número de entrada; los escritos pueden entregarse también en Correos, en representaciones diplomáticas y oficinas consulares o en las oficinas de asistencia, que digitalizan el papel y devuelven los originales (arts. 16.4 y 16.5). El registro electrónico admite documentos todos los días a cualquier hora, pero lo presentado en día inhábil se entiende hecho en la primera hora del primer día hábil siguiente (art. 31.2). Terminado el procedimiento, sus documentos pasan al archivo electrónico único de cada Administración (art. 17.1). Atendiendo al ciclo vital, el artículo 8 del Real Decreto 1708/2011 distingue archivos de oficina o gestión, centrales de los Ministerios y sus organismos, intermedio —papel que cumple el Archivo General de la Administración— e históricos, con el Archivo Histórico Nacional y, en la periferia, los Archivos Históricos Provinciales; los documentos avanzan entre ellos mediante transferencias acompañadas de relación de entrega y según los calendarios de conservación. La ordenación fija la secuencia de las unidades dentro de cada serie y puede ser cronológica, por año, mes y día, o alfabética, ya sea onomástica, toponímica o por materias; la clasificación, en cambio, agrupa en series y se apoya preferentemente en las funciones del productor, más estables que su estructura orgánica.

Conceptos importantes

• El principio de procedencia obliga a mantener los documentos de cada productor agrupados en su fondo, sin mezclarlos con los de otras procedencias, y se completa con el respeto al orden original.
• La colección es un conjunto artificial de documentos reunidos por un criterio subjetivo, como un tema o un coleccionista, frente al fondo, que se forma de manera orgánica por la actividad de un productor.
• La unidad documental puede ser simple, formada por un solo documento, o compuesta, como el expediente, que reúne varios documentos sobre un mismo asunto; la serie agrupa expedientes producidos por una misma actividad.
• Según el artículo 10 del Real Decreto 1708/2011, corresponde al archivo central de cada Ministerio u organismo identificar las series, elaborar el cuadro de clasificación y realizar las transferencias periódicas al archivo intermedio.
• La Comisión de Archivos de la AGE coordina el Sistema de Archivos estatal (art. 7 RD 1708/2011), y el Consejo de Cooperación Archivística es el órgano de cooperación entre Administraciones en esta materia (art. 5).
• El calendario de conservación, fruto de la valoración, fija cuánto permanece cada serie en cada fase del ciclo vital (art. 2.2.f RD 1708/2011); nunca se transfiere al Archivo Intermedio lo que la Comisión Superior Calificadora haya dictaminado eliminar (art. 15.3).
• Para acceder a documentos de archivos de la AGE que no sean de oficina o gestión no es necesario motivar la solicitud, aunque el solicitante puede exponer sus razones (art. 24.3 RD 1708/2011).
• El artículo 27.3.c) de la Ley 39/2015 exige que la copia en papel de un documento electrónico indique su condición de copia e incluya un código u otro sistema de verificación; la copia auténtica que se solicite debe expedirse en quince días (art. 27.4).
• Según las Normas Técnicas de Interoperabilidad, el documento electrónico se compone de contenido, firma electrónica en su caso y metadatos, mientras que el expediente electrónico añade un índice electrónico firmado por el órgano actuante.
• El artículo 53.1 del Real Decreto 203/2021 obliga a conservar seis meses a disposición del interesado los documentos en papel que, una vez digitalizados, no pudieron devolverse en el acto, salvo que se fije un plazo mayor.

Preguntas de ejemplo

Ejemplos reales del banco de preguntas de este tema, con su explicación. No es el test completo.

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