Tema 42. Hoja de cálculo Excel 365
Epígrafe oficial: Hojas de cálculo: Excel 365. Principales funciones y utilidades. Libros, hojas y celdas. Configuración. Introducción y edición de datos. Fórmulas y funciones. Gráficos. Gestión de datos. Personalización del entorno de trabajo.
Para el Administrativo del Estado, el tema de Excel 365 abarca la estructura del libro, la introducción de datos, el cálculo y el análisis. En cuanto a libros y hojas, se añade una hoja con el icono «+» junto a las pestañas; ocultarla la retira de la barra inferior pero sus datos siguen disponibles para las fórmulas, y «Proteger la estructura del libro» impide añadir, borrar, ocultar o renombrar hojas, protección distinta de «Proteger hoja», que actúa sobre las celdas. Al introducir datos, la validación con lista desplegable limita las entradas a valores predefinidos, el relleno rápido (Flash Fill) completa una columna imitando el patrón de los primeros ejemplos, y la barra de fórmulas muestra la expresión real de la celda activa. Las referencias mixtas ($A1 o A$1) fijan solo la parte precedida de $; un rango con nombre, como «Ventas», hace más legibles fórmulas como =SUMA(Ventas). Entre las funciones, CONTARA cuenta celdas no vacías de cualquier tipo, SUMAR.SI.CONJUNTO y SI.CONJUNTO evalúan varias condiciones, BUSCARX y la combinación ÍNDICE-COINCIDIR permiten buscar hacia la izquierda, algo vedado a BUSCARV, y BUSCARH busca en la primera fila. Restar dos fechas devuelve los días transcurridos porque Excel guarda las fechas como números de serie; dividir entre cero produce #¡DIV/0!, y una fórmula que se remite a su propia celda genera una referencia circular. En gráficos, el de dispersión (XY) relaciona dos variables numéricas, el circular muestra proporciones sobre un total con pocas categorías y el gráfico dinámico se actualiza con su tabla dinámica. En gestión de datos destacan «Quitar duplicados», el filtro avanzado con rango de criterios, «Buscar objetivo» dentro del análisis de hipótesis y las macros grabadas o escritas en VBA. Para imprimir, el área de impresión y la vista «Salto de página» controlan qué entra en cada hoja.
Conceptos importantes
- Una referencia mixta como $A1 deja fija la columna y relativa la fila, y A$1 hace lo contrario: al copiar la fórmula solo se mantiene lo que va precedido del símbolo $.
- =CONTAR solo computa celdas con números, mientras que =CONTARA incluye cualquier celda que no esté vacía, y CONTAR.BLANCO devuelve cuántas están vacías.
- BUSCARX (XLOOKUP) puede devolver resultados situados a la izquierda de la columna de búsqueda y no exige que esta sea la primera; ÍNDICE con COINCIDIR también lo consigue y tolera mejor la inserción de columnas que BUSCARV.
- SUMAR.SI.CONJUNTO suma solo los valores que cumplen a la vez varios criterios, frente a SUMAR.SI, limitada a uno; SI.CONJUNTO devuelve el resultado de la primera condición que se cumple y evita anidar funciones SI.
- Excel almacena las fechas como números de serie consecutivos, de modo que =B1-A1 da los días transcurridos; =HOY() devuelve la fecha del sistema y AÑO, MES y DIA extraen cada componente.
- «Proteger hoja» limita la edición de celdas, fórmulas o formato de una hoja concreta, mientras que «Proteger libro» bloquea su estructura: añadir, eliminar, mover, ocultar o renombrar hojas.
- «Buscar objetivo», en Datos > Análisis de hipótesis, calcula el valor que debe tomar una celda de entrada para que una fórmula alcance el resultado deseado; «Quitar duplicados» conserva solo la primera aparición de cada fila repetida.
- Antes de imprimir una hoja extensa conviene fijar el área de impresión y revisar los saltos de página (pestaña Diseño de página); la vista «Salto de página» los muestra con líneas azules que pueden arrastrarse.
Preguntas de ejemplo
Ejemplos reales del banco de preguntas de este tema, con su explicación. No es el test completo.
En las versiones más recientes de Excel, ¿qué ventaja aporta la función BUSCARX (XLOOKUP) frente a la función BUSCARV tradicional?
Respuesta: La función BUSCARX (XLOOKUP), disponible en las versiones más recientes de Excel, permite buscar un valor en cualquier columna de un rango, sin necesidad de que el valor buscado se encuentre en la primera columna (como exige BUSCARV), y puede devolver resultados situados a la izquierda del valor buscado, superando así una limitación clásica de BUSCARV.
En Excel, ¿qué es una "referencia mixta", como por ejemplo $A1 o A$1?
Respuesta: Una referencia mixta en Excel, como $A1 (columna fija, fila relativa) o A$1 (columna relativa, fila fija), combina el comportamiento de la referencia relativa y la absoluta: solo la parte precedida del símbolo $ permanece fija al copiar la fórmula a otras celdas, mientras que la otra parte se ajusta de forma relativa.
En Microsoft Excel, ¿qué finalidad tiene la herramienta "Buscar objetivo" (Goal Seek)?
Respuesta: La herramienta "Buscar objetivo" de Microsoft Excel, disponible dentro del "Análisis de hipótesis" en la pestaña "Datos", calcula de forma automática el valor que debe tener una celda de entrada para que una fórmula relacionada alcance un resultado concreto especificado previamente por el usuario, invirtiendo así el proceso habitual de cálculo, en el que normalmente se introducen los datos y se obtiene el resultado.
Antes de imprimir una hoja de cálculo extensa en Excel, ¿qué opción resulta especialmente útil para controlar qué parte de los datos se imprime en cada página?
Respuesta: Antes de imprimir una hoja de cálculo extensa, Excel permite definir el "Área de impresión" (para seleccionar qué rango de celdas se imprime) y ajustar los "Saltos de página" (para controlar cómo se distribuye el contenido entre las distintas páginas impresas), opciones disponibles en la pestaña "Diseño de página".
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