Tema 19. Concepto de documento, registro y archivo.
El documento administrativo es el soporte, cualquiera que sea su formato (escrito, gráfico, sonoro, en imagen o electrónico), en el que se materializan los actos de la Administración; conforme al artículo 26.1 de la Ley 39/2015, deben emitirse por medios electrónicos que garanticen la identidad del órgano, la integridad, autenticidad y conservación del documento. Cada Administración debe disponer de un Registro Electrónico General, en el que se asienta todo documento presentado o recibido, y también la salida de documentos oficiales (art. 16.1); puede presentarse en él cualquier documento dirigido a cualquier órgano del sector público (art. 16.3), emitiéndose un resguardo acreditativo con fecha, hora y número de entrada (art. 16.9). La digitalización de documentos en papel produce una imagen fiel autenticada por firma electrónica, y las copias electrónicas auténticas tienen la misma validez que el original si se garantiza su identidad y contenido (art. 27). El archivo designa tanto el conjunto orgánico de documentos de una entidad (fondo documental) como la institución que los reúne, conserva y difunde; sigue un ciclo vital con tres fases —archivo de gestión u oficina (tramitación activa), intermedio y archivo histórico (conservación permanente de valor histórico)—. La Ley 16/1985, del Patrimonio Histórico Español, regula el Patrimonio Documental. Conceptos archivísticos clave incluyen la valoración documental (determinar valores primarios y secundarios y plazos de conservación), el expurgo o eliminación (destrucción reglada de documentos sin valor), la serie documental (documentos homogéneos de una misma función) y el cuadro de clasificación (estructura jerárquica de las series de un fondo).
Conceptos importantes
- El documento administrativo es el soporte, en cualquier formato, en que se materializan los actos de la Administración; conforme al artículo 26.1 de la Ley 39/2015, deben emitirse por medios electrónicos que garanticen identidad, integridad, autenticidad y conservación.
- Cada Administración debe disponer de un Registro Electrónico General en el que se asienta todo documento presentado o recibido, y también la salida de documentos oficiales (art. 16.1); puede presentarse en él cualquier documento dirigido a cualquier órgano del sector público (art. 16.3), emitiéndose un resguardo con fecha, hora y número de entrada (art. 16.9).
- La digitalización (art. 27 Ley 39/2015) convierte un documento en papel en una imagen fiel autenticada por firma electrónica; las copias electrónicas auténticas tienen la misma validez que el original si se garantiza su identidad y contenido mediante metadatos.
- El archivo designa tanto el conjunto orgánico de documentos de una entidad (el "fondo documental") como la institución o servicio que los reúne, conserva, organiza y difunde para su gestión administrativa, información, investigación y cultura.
- El ciclo vital del documento tiene tres fases: archivo de gestión u oficina (tramitación activa por la unidad productora), archivo intermedio y archivo histórico (conservación permanente de valor histórico o cultural tras perder su vigencia administrativa).
- La valoración documental determina los valores primarios (administrativo, legal, fiscal) y secundarios (histórico, informativo) de los documentos y sus plazos de conservación; el expurgo o eliminación es la destrucción reglada de los que han perdido todo valor, previa autorización de la comisión calificadora.
- La serie documental es el conjunto de documentos producidos de forma continuada por una misma actividad o función; el cuadro de clasificación representa jerárquicamente la estructura de series de un fondo. La Ley 16/1985, del Patrimonio Histórico Español, regula el Patrimonio Documental.
Preguntas de ejemplo
Ejemplos reales del banco de preguntas de este tema, con su explicación. No es el test completo.
Según el artículo 16.1 de la Ley 39/2015, ¿qué obligación tiene cada Administración en materia de registros?
Respuesta: Disponer de un Registro Electrónico General, en el que se asiente todo documento presentado o recibido.
¿Qué se entiende por "documento administrativo"?
Respuesta: El soporte, cualquiera que sea su formato, en el que se materializan los actos de la Administración Pública.
Dentro del ciclo vital del documento administrativo, ¿qué caracteriza al "archivo histórico"?
Respuesta: Reúne la documentación de conservación permanente, con valor histórico o cultural, tras perder su vigencia administrativa.
En archivística, ¿qué se entiende por "expurgo" o eliminación de documentos?
Respuesta: La destrucción física, previa autorización y procedimiento reglado, de los documentos que han perdido todo valor administrativo, legal e histórico.
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